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Cuando gestionas una cadena, necesitas simplificar la gestión repetitiva de una misma tarea en varios hoteles a la vez. Y, sabiendo que tu tiempo es oro, hemos trabajado en una solución para que puedas hacerlo. Ya puedes realizar de forma fácil y en conjunto la creación y mantenimiento de tus agencias de viaje, empresas y códigos promocionales.
Cómo hacerlo
En la extranet, cuando accedes con tu usuario de cadena a la sección “Venta privada”, verás dos nuevas secciones, “Códigos” y “Agencias y Empresas”, que ya tenías disponibles a nivel de hotel.
En estas secciones, podrás gestionar todo lo que necesites a través de hojas de cálculo de Excel. Entra en cualquiera de ellas, descárgate el archivo que te servirá de guía y comienza a completar con toda la información que desees.
¿Por qué hemos optado por la gestión a través de Excel?
Gracias a la potencia de las hojas de cálculo, podrás realizar todas las combinaciones con códigos, establecimientos y condiciones que desees con filtros, fórmulas, “copy-paste” masivos, etc.
Para Agencias/Empresas podrás:
- Introducir la información de cada una de ellas: nombre, dirección, CIF, IATA, datos de contacto, etc. Podrás crearlas para todos o solo alguno de los establecimientos.
- Asignar las mismas características para todas las agencias o empresas o personalizar datos, como comisión a asignar a cada una, si se debe hacer sobre el neto o bruto o si aplicar condiciones especiales para el pago de cada una de las agencias/empresas.
- Duplicar fácilmente la información y crear cuantas necesites.
Para los Códigos, podrás gestionarlos de la misma forma y además:
- Introducir toda la información relativa a tus códigos como el nombre interno, el descuento a aplicar, cómo debe aplicar en combinación con tu club e incluso si aplica un descuento distinto en determinadas fechas, o si debe aplicar solo en un periodo determinado.
- Crear un mismo código para todos tus establecimientos, personalizándolo con condiciones distintas para cada uno de ellos.
- Configurar un límite de uso compartido para los códigos entre todos los establecimientos, una novedad muy demandada.
- Asociar los códigos a las agencias que previamente hayas creado.
Una vez tengas Agencias/Empresas y/o Códigos creados, puedes en cualquier momento volver a estas secciones para consultar un resumen de lo que hay o borrar, modificar o seguir personalizando la información.
Si has cometido algún error al completar el Excel, el sistema te avisará para que lo puedas solventar y seguir con tu proceso de subida.
¿Y qué ocurre con todo lo que ya tengo creado en el sistema a nivel hotel?
Hasta ahora, nuestro sistema funcionaba a nivel hotel y has creado tus Agencias/Empresas y Códigos promocionales para cada uno de tus establecimientos. Ahora vas a tener varias formas de configurarlo:
- A nivel de hotel individual, es decir, como hasta ahora. Todo lo que ya tienes creado va a seguir funcionando. Si optas por seguir así, puedes mantenerlo. Esto, además, puede ser una ventaja porque puedes dar independencia a uno o varios hoteles si lo necesitas, pudiendo crear sus propios elementos.
- A nivel de cadena, todo lo que creas puedes asignarlo a aquellos establecimientos que quieras con la personalización que necesites. Puedes migrar todo lo que ya estaba creado a nivel de hotel y cadenizarlo.
- Pueden convivir los dos sistemas. Si lo deseas, mantén todo lo que ya tienes creado y, a partir de ahora, empieza a crear los nuevos elementos a nivel de cadena. ¡Puedes mantener ambos y funcionan perfectamente!
¿Tengo que activar o hacer algo para tener esta nueva funcionalidad activa?
Ya está disponible para tu cadena y no tienes que activar nada. Tu account manager está a tu disposición, si lo necesitas, para ayudarte en la mejor forma de abordarlo. Te ayudaremos en la migración o creación si quieres tenerlo todo a nivel de cadena. ¡Manos a la obra!
